Die Aktiengesellschaft – Ordnung des Aufsichtsrats

von Dr. Lutz WERNER (www.vorratsgesellschaft-kaufen.de)

Das Aktiengesetz enthält nur wenige Vorschriften über die innere Ordnung des Aufsichtsrats. Die aktienrechtlichen Regeln sind überwiegend zwingend. In diesem Rahmen und unter Berücksichtigung der Satzung kann sich der Aufsichtsrat selbst eine Geschäftsordnung geben. Die Tätigkeit des Aufsichtsrates und seine Funktionsfähigkeit als Überwachungsorgan stehen im Zentrum der Corporate Governance-Diskussion. Es gibt Empfehlungen und Anregungen für die Aufsichtsratsarbeit in börsennotierten Gesellschaften, insbesondere das Zusammenwirken mit dem Vorstand.

In Ländern mit Verwaltungsratssystem werden entsprechende Fragen erörtert. Dort geht es mehr um die Trennung von Geschäftsführung und Kontrolle durch die Funktionsaufteilung innerhalb des Verwaltungsrats. In kapitalmarktorientierten Handelsgesellschaften muss mindestens ein Aufsichtsratsmitglied unabhängig und sachkundig in Rechnungslegung oder Abschlussprüfung sein. Wer das ist, muss der Aufsichtsrat zunächst selbst entscheiden. Die gesellschaftsrechtlichen Implikationen im Einzelnen sind noch unklar.

1. Der Vorsitz

Der Aufsichtsrat muss aus seiner Mitte nach näherer Bestimmung der Satzung einen Vorsitzenden und mindestens einen Stellvertreter wählen. Der Vorsitzende hat, soweit die Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt, die Befugnisse, die einem Vorsitzenden eines solchen Gremiums im Allgemeinen zuzustehen pflegen, jedoch kein Alleinentscheidungsrecht. Einzelne Aufgaben sind ihm durch Gesetz übertragen. Der Stellvertreter hat nur dann die Rechte und Pflichten des Vorsitzenden, wenn dieser verhindert ist. Der Aufsichtsratsvorsitzende hat insbesondere die ständige Kontaktpflege zum Vorstand und dessen Vorsitzenden wahrzunehmen.

2. Die Beschlüss

Der Aufsichtsrat entscheidet als Kollegium stets und ausdrücklich durch Beschluss. Deshalb ist eine stillschweigende Zustimmung oder sonstige Willenserklärung des Aufsichtsrats nicht möglich. Die Beschlussfassung erfolgt im Allgemeinen in Sitzungen. Schriftliche, telegraphische oder fernmündliche Abstimmungen ohne Sitzung darf erfolgen, wenn kein Mitglied widerspricht.

Die Beschlussfähigkeit richtet sich in erster Linie nach der Satzung. Im Übrigen ist der Aufsichtsrat beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder, aus denen er nach Gesetz oder Satzung zu bestehen hat, an der Beschlussfassung teilnimmt. Es müssen aber stets mindestens drei Mitglieder teilnehmen. Daran kann auch die Satzung nichts ändern. Die Beschlussfähigkeit steht nicht entgegen, dass dem Aufsichtsrat weniger Mitglieder als die durch Gesetz oder Satzung festgesetzte Zahl angehören. Auch wenn das für seine Zusammensetzung maßgebende zahlenmäßige Verhältnis nicht gewahrt ist. Abwesende Mitglieder können an der Beschlussfassung durch Überreichung schriftlicher Stimmabgaben teilnehmen. Für die Beschlussfassung ist im Allgemeinen die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen maßgebend. Das ist zwar im Gesetz nicht ausdrücklich vorgeschrieben, ist aber bei Beschlüssen eines Kollegiums im Allgemeinen üblich.

3. Die Sitzungen

Der Aufsichtsrat muss zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr abhalten. In nicht börsennotierten Gesellschaften kann der Aufsichtsrat beschließen, dass eine Sitzung im Kalenderhalbjahr abzuhalten ist. Die Sitzungsfrequenz gehört zu den besonderen Streitpunkten zur Funktionsfähigkeit der Aufsichtsräte. Die strengere Vorschrift für börsennotierte AG wurde mehrfach geändert. Im Übrigen kann jedes Aufsichtsratsmitglied und der Vorstand jederzeit verlangen, dass der Vorsitzende eine Sitzung einberuft. Die Sitzung muss binnen zwei Wochen nach der Einberufung stattfinden. Geschieht das nicht, können die Antragsteller die Sitzung selbst einberufen.

An der Sitzungen sollen im Allgemeinen nur Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands teilnehmen, doch können im Einzelfall auch Sachverständige und Auskunftspersonen zugezogen werden. An der Bilanzsitzung hat der Abschlussprüfer teilzunehmen. Über die Sitzungen des Aufsichtsrats ist eine Niederschrift anzufertigen, in die unter anderem die Beschlüsse des Aufsichtsrats aufzunehmen sind. Die Gültigkeit der Beschlüsse hängt aber nicht von der Protokollierung ab. Die Niederschrift dient vielmehr lediglich Beweiszwecken.

4. Die Ausschüsse

Der Aufsichtsrat kann nach seinem Ermessen Ausschüsse einsetzen. Sie haben im Allgemeinen die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates vorzubereiten oder die Ausführung derselben zu überwachen. Allerdings kann der Aufsichtsrat ihnen auch Entscheidungsbefugnisse übertragen. In besonders wichtigen Angelegenheiten ist die eigene Entscheidung des Aufsichtsrats zwingend vorgeschrieben. Das schließt eine beratende Tätigkeit von Ausschlüssen in diesen Angelegenheiten nicht aus. Auch die Besetzung der Ausschüsse ist der Entscheidung des Aufsichtsrats vorbehalten. Die Satzung kann seine Handlungsfreiheit insoweit nicht vorgreifen. Dem gesamten Aufsichtsrat ist regelmäßig über die Arbeit der Ausschüsse zu berichten. Gerade wegen der oft dysfunktionalen Größe der Aufsichtsräte sind Ausschüsse ein wichtiges Instrument zur sachgerechten Aufgabenerfüllung